北京交通职业技术学院收发文管理制度时间:2012-11-07 16:17:00 点击:
    为规范学院收文管理,简化办事程序,更加安全、保密、快捷地传递文件,提高工作效率和办事质量,结合我院实际,制订本管理办法。
    一、收文归口
    凡学院及上级主管部门颁发的文件,包括邮寄公文、通过电脑网络传递公文、会议分发公文,均由学院保密室统一启封登记。保密室做到当日收文,当日登记。
    二、收文办理
    收文办理指对收到公文的办理过程,一般包括签收、启封、登记、阅批、传递、办理(包括阅读、批办、拟办、承办、催办、注办)、回收等程序。
保密室做好公文登记和分类,在收文当天登记所收公文,加盖文件收文专用章,编写收文编号和收文日期,填写《北京交通职业技术学院收文登记台帐》,并在每份文件上粘贴《北京交通职业技术学院文件传阅卡》,送纪委书记阅批。
    主管领导阅批学院收文时须按公文内容确定其属“办件”或“阅件”,办件对院领导签“请*院长阅示”,阅件签“请院党委班子(院领导班子)传阅”;办件须按公文的内容和院领导的工作分工确定送阅的院领导并签“请*院长阅处”,并按公文的要求注明是否属急件及办理期限。
    三、收文传递
    收文传阅要按照院长、主管院长、主管部门先阅和急用先阅的原则进行,收文传阅由保密员专人专送,文件不得在阅文人之间进行横传。
保密员按主管领导阅批意见填写《北京交通职业技术学院领导阅文登记表》,并进行学院公文传递,院领导要对办件签署指示,用黑墨水笔签名并注明阅批日期,一般在2天内阅批完毕,短文当天阅批,急件随到随批。
    院领导要对办件签署指示,即批办。保密员根据院领导的指示进行院内传阅,承办部门要根据院领导的指示签署承办意见并抓紧办理,不得延误、推诿。其中主办部门要主动与协办部门协商办理,如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调。对不属于本部门职责范围或不适宜由本部门办理的,要迅速退回保密室并注明理由。
    各部门传阅公文要密切配合,按时完成交办事项。各部门之间不得自行传递和外借学院公文,需长期使用的,可对非保密件公文进行复印,但应在《北京交通职业技术学院文件传阅卡》上标明复印的份数。
    四、公文的安全、保密与归档
    公文传递与办理应严密手续,严格遵守保密制度,确保公文安全、完整。保密室要跟踪公文的传递,严防文件失密与丢失。
    每年应把《北京交通职业技术学院收文登记台帐》、《北京交通职业技术学院文件传阅卡》、《北京交通职业技术学院领导阅文登记表》装订成册作为文书档案归档。
    凡上级领导机关对我院工作的指示、指导性文件,作为文书档案保存;对我院工作具有参考价值的文件,作为参考备查资料进行保存。

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